E-commerce: bewaartermijn voor bestellingen in webshop

Bestellingen in een webshop bevatten persoonsgegevens, zoals het e-mailadres en het factuur- of verzendadres van de gebruiker die de bestelling doet. Het verwijderen van deze bestellingen uit je administratie gebeurde handmatig en leidde niet volledig tot het gewenste resultaat Daarom is het nu mogelijk om per webshop een bewaartermijn in te stellen voor bestellingen. Je stelt de bewaartermijn in op basis van het aantal jaren dat je de gegevens wilt bewaren, met een minimum van één jaar.

De gekoppelde gegevens in de boekhouding blijven wel bestaan en worden hiermee niet automatisch verwijderd. 

Library: tijdelijke bestanden en workspaces

Sollicitanten uploaden een brief en cv of deelnemers van een cursus leveren een pdf-formulier met aanvullende persoonlijke gegevens aan. Dit soort gegevens wil je niet eeuwig bewaren, maar alleen voor de periode waarin het relevant is. Maar juist deze opschoonactie vergeet je gemakkelijk. Daarom is het nu mogelijk om bestanden in Library te markeren als tijdelijk. Hiervoor zijn twee nieuwe opties ontstaan:

• Je maakt een 'Workspace' in Library waaruit bestanden na X aantal dagen automatisch verwijderd worden
• Je bewerkt de eigenschappen van een document en stelt een verwijderdatum in

Platform: automatische opschoning van audit logs   

Een relatie verzoekt jou om zijn gegevens te verwijderen. De betreffende relatie heeft geen gegevens die je wettelijk moet bewaren, dus geef je daar - zoals het hoort - gehoor aan. Echter: wat gebeurt er dan met de historie (audit logs) over de bewerkingen die aan deze relatie gedaan zijn? Kun je nog ergens terugzien dát de relatie is verwijderd?

Vanaf nu worden audit logs van verwijderde relaties zelf ook verwijderd. Na 3 maanden is er alleen nog te zien dát de relatie is verwijderd, en na 12 maanden is ook dat niet meer te vinden. Zo zorgen we ervoor dat er niet nog ergens persoonsgegevens blijven slingeren.

Heeft de relatie zelf ook wijzigingen aangebracht? Dan krijg je bij het verwijderen van de relatie een keuze over wat er moet gebeuren. De wijzigingen van deze relatie blijven in ieder geval in gepseudonimiseerde vorm nog een jaar bewaard, om misbruik van deze functionaliteit te voorkomen.